Henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 29.01.2024/Pykälä 3

Henkilöstöjaosto 29.01.2024 § 3  

53/00.02.16/2024  

Valmistelija Henkilöstö- ja hallintopäällikkö Aila Halsinaho

Oriveden kaupungin hallintosäännön mukaan toimielin päättää seuraavista asioista:

        kokousajasta

        kokouspaikasta

        pöytäkirjojen tarkastamisesta

        pöytäkirjojen yleisesti nähtävänä pitämisestä.

Kokouskutsun antaminen

Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.

Kokous pidetään toimielimen päättämien kokousaikojen lisäksi myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt estä lähettämistä. Esityslista on lähetettävä vähintään neljä päivää ennen kokousta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännön 157 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti.

Esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kaupungin asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pito

Kuntalain 140 § :n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän yhtymävaltuuston tai yhtymäkokouksen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Muun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi.

Kuntalain (410/2015) 29 §:n 2 mom mukaan kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) määrittelee salassa pidettävät viranomaisen asiakirjat.

Toimivalta Hallintosääntö 177 § 

Esittelijä Kaupunginjohtaja Juha Kuusisto

Päätösehdotus Henkilöstöjaosto päättää, että vuonna 2024 toimitaan seuraavasti:

1. Henkilöstöjaoston kokoukset pidetään, milloin puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle.

2. Henkilöstöjaoston kokoukset pidetään kaupungintalolla valtuustosalissa tai kaupunginhallituksen kokoushuoneessa. Kokous voidaan järjestää tarvittaessa myös muussa paikassa.

3. Esityslista julkaistaan neljä päivää ennen kokousta henkilöstöjaoston Teams-työtilassa sekä yleisessä tietoverkossa.

4. Henkilöstöjaoston kokouspöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksessa läsnä ollutta jäsentä tai varajäsentä. Pöytäkirjantarkastajat valitaan jokaisessa kokouksessa erikseen. Henkilöstöjaoston kokouspöytäkirja tarkastetaan sähköisesti viimeistään kolmantena työpäivänä kokouksen jälkeen, ellei kokouksessa päätetä muuta tarkastusaikaa tai -paikkaa. 

5. Henkilöstöjaoston kokouspöytäkirja julkaistaan yleisesti nähtäville yleiseen tietoverkkoon viimeistään neljäntenä työpäivänä kokouksen jälkeen, ellei kokouksessa päätetä muuta nähtävänäpitämisaikaa tai -paikkaa. Verkossa julkaistavasta kokouspöytäkirjasta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä. Henkilötietoja sisältävät päätökset julkaistaan yleisessä tietoverkossa vain, jos niiden julkaisu on kaupungin tiedottamisen puolesta tarpeen.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.