Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 06.05.2024/Pykälä 99

Kaupunginhallitus 06.05.2024 § 99  

210/02.08.01.00/2024  

Valmistelija Talous- ja hallintojohtaja Marjatta Lilja

Pirkkalan kunta ja Oriveden kaupunki ovat yhteisesti kilpailuttaneet toimintavarman taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden, joka mahdollistaa modernit ja sujuvat taloushallinnon työskentelytavat sekä automaatioratkaisut. Tarjouspyynnön mukaan järjestelmäkokonaisuus hankitaan SaaS-mallisena palveluna sisältäen järjestelmän käyttöönoton, ylläpidon ja tuen.

Hankinnan valmisteluun on hankittu tietohallinnon asiantuntijapalvelua Digia Oy:ltä ja hankintaosaamista Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:ltä.

Tarjouspyynnössä hankinta on jaettu kahteen osaan:

-          Osa 1: Taloushallinto (kirjanpito, myyntireskontra, ostoreskontra, ostolaskujen kierrätys, operaattoripalvelut, käyttöarkisto ja maksuliikenne)

-          Osa 2: Taloussuunnittelu, raportointi ja konsernitilinpäätös

Tarjouksen pystyi jättämään yhteen tai molempiin osiin. Tarjousta ei voinut jättää osan sisällä yksittäiseen osioon. Tarjouspyynnön mukaan kumpaankin osaan valitaan yksi sopimustoimittaja ja osaan 1 ja 2 voi tulla valituksi eri sopimustoimittajat. Tarjous tuli jättää molemmille tilaajille (Pirkkala ja Orivesi). Tarjouspyynnön mukaan valittavan ratkaisumallin tulee olla julkishallintoon sopiva ja toteuttaa erilaiset kuntamallin kirjaustarpeet. Osan 1 järjestelmän tuotantokäyttö aloitetaan 1.1.2025 ja osan 2 tuotantokäyttö raportoinnissa 1.1.2025, taloussuunnittelussa 1.4.2025 ja konsernitilinpäätöksessä 1.12.2025. Molemmissa osissa käyttöönottoprojektin on suunniteltu alkavan kesäkuussa 2024.

Tarjouspyynnön mukaan palvelusopimus on voimassa määräaikaisena 48 kuukautta sopimuksen tuotantokäytön alkamispäivästä lukien ja sen jälkeen jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.

Hankintaa koskeva tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu julkisten hankintojen verkkosivuilla 12.3.2024. Tarjouspyynnön liitteinä on julkaistu vaatimusmäärittelyt ja hintaliitteet osille 1 ja 2 sekä asiaa koskeva sopimusrakenne ja huomioitavat keskeiset sopimusehdot. Tarjoukset tuli toimittaa 9.4.2024 kello 12 mennessä. Hankinnan ennakkoilmoitus on julkaistu 7.12.2023.

Tarjouspyynnön mukaisesti hankintasopimuksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyy parhaan hinta - laatu - suhteen perusteella. Määräytymisperusteet on esitetty päätöksen liitteenä olevassa hankintaesityksessä.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat neljä (4) tarjoajaa:

Abilita Oy

-          OSA 1 Taloushallinto

-          OSA 2 Taloussuunnittelu, raportointi ja konsernitilinpäätös

CGI Suomi Oy

-          OSA 1 Taloushallinto

-          OSA 2 Taloussuunnittelu, raportointi ja konsernitilinpäätös

Talgraf Oy

-          OSA 2 Taloussuunnittelu, raportointi ja konsernitilinpäätös

Visma Aquila Oy

-          OSA 1 Taloushallinto

-          OSA 2 Taloussuunnittelu, raportointi ja konsernitilinpäätös Tarjousvertailut osista 1 ja 2 ovat liitteenä.

Tarjoajien soveltuvuutta tarkastettaessa todettiin CGI Suomi Oy:n ja Talgraf Oy:n täyttävän tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen perusteella kaikki tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja vertailukelpoisia.

Abilita Oy:n tekemä tarjous (osa 1 ja osa 2) ei ollut tarjouspyynnön mukainen ja tarjouksen hylkäämisestä on tehty erillinen esitys 17.4.2024, joka on päätöksen liitteenä kokoukseen osallistuville.

Visma Aquila Oy ei täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia eikä Visma Aquila Oy:n tekemä tarjous (osa 1 ja osa 2) ollut tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksen hylkäämisestä on tehty erillinen esitys 17.4.2024, joka on päätöksen liitteenä kokoukseen osallistuville.

Talousjärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut OSA 1 Taloushallinto esitetään hankittavan kokonaistaloudellisesti edullisimman tehneeltä tarjoajalta, CGI Suomi Oy:ltä.

Talousjärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut OSA 2 Taloussuunnittelu, raportointi ja konsernitilinpäätös esitetään hankittavan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä tarjoajalta, Talgraf Oy:ltä.

Osaan 1 ja osaan 2 valittujen tarjousten perusteella koko talousjärjestelmän hinta tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla laskettuna on Pirkkalalle ja Orivedelle yhteensä 974 122,50 euroa, joka sisältää järjestelmän käyttöönoton ja jatkuvan palvelun neljäksi vuodeksi.

Hankintaesitys ja tarjousvertailu ovat päätöksen liitteenä.

Hallintosäännön 97 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää yli 150 000 euron hankinnoista.

Toimivalta Hallintosääntö § 97 

Esittelijä Kaupunginjohtaja Juha Kuusisto

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

- todeta, että päätöksen liitteenä oleva esitys tarjousten hylkäämisestä, hankintaesitys ja tarjousvertailu toimivat hankintapäätöksen perusteluina,
- hylätä Abilita Oy:n ja Visma Aquila Oy:n tarjoukset tarjouspyyntöä vastaamattomina osissa 1 ja 2,
- hyväksyä CGI Suomi Oy:n tarjouksen ja hankkia osan 1 (Taloushallinto) tietojärjestelmän kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä CGI Suomi Oy:ltä,
- hyväksyä Talgraf Oy:n tarjouksen ja hankkia osan 2 (Taloussuunnittelu, raportointi ja konsernitilinpäätös) tietojärjestelmän kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä Talgraf Oy:ltä,
- todeta, että osissa 1 ja 2 hankintapäätös syntyy sen jälkeen, kun osaa koskeva hankintasopimus on allekirjoitettu ja
- että ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista valituilta tarjoajilta tulee lisäksi tarkistaa rikosrekisteriotteet koskien tarjoajaa ja sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäseniä tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttäviä henkilöitä sen tutkimiseksi, koskeeko sitä hankintalain 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.